Zentrale Erkenntnis: 
Versicherer, die eDiscovery nur als Kostenfaktor betrachten, verschenken strategisches Potenzial. Neue Ansätze, insbesondere mit KI, senken Risiken und steigern den Nutzen der Investitionen in eDiscovery. Wenn Teams verborgene Kostentreiber gezielt angehen, Analysen früh einsetzen und Arbeitsabläufe standardisieren, wird eDiscovery planbar und wertorientiert. 

Versicherungsunternehmen betrachten eDiscovery zu oft nur als Kostenfaktor, den sie minimieren müssen. Angesichts steigender Kosten für eDiscovery und stagnierender Budgets versuchen Verantwortliche deshalb häufig, den Umfang der eDiscovery zu begrenzen. Das kann jedoch nach hinten losgehen. Risiken bleiben möglicherweise unentdeckt und Versicherer erhalten keinen Einblick in Daten, die eine umfassendere eDiscovery sichtbar machen würde. 
 
Versicherer, die insbesondere übersehene Kostentreiber gezielt angehen und Analysen intelligent einsetzen, kontrollieren ihre Kosten, optimieren Abläufe und schaffen einen strategischen Geschäftsvorteil. 

Steigende Anforderungen treffen auf feste Budgets 

Bei eDiscovery wächst die Lücke zwischen den Anforderungen der Versicherer und ihren verfügbaren Ressourcen. Die Anforderungen steigen kontinuierlich, weil sich Offenlegungspflichten über Rechtsstreitigkeiten hinaus ausweiten, etwa auf Schadenstreitigkeiten, regulatorische Anfragen, Cybervorfälle und interne Untersuchungen. Gleichzeitig nimmt das Datenvolumen stark zu. Budgets und Personal bleiben jedoch unverändert. Das zeigt der Legal Department Operations Index 2025 des Thomson Reuters Institute. Von mehr als 125 befragten Rechtsabteilungen haben 55 % eingefrorene oder sinkende Budgets. 51 % berichten, dass ihre Budgets für Rechtstechnologie unverändert bleiben. 
 
Die Herausforderung geht jedoch über Kosten, steigende Anforderungen und begrenzte Ressourcen hinaus. Stark schwankender Bedarf an eDiscovery sowie verborgene, indirekte und unzureichend erfasste Arbeiten, die sich über verschiedene Angelegenheiten hinweg summieren, verschärfen die Situation zusätzlich. 

Warum Kosten für eDiscovery in der Versicherungsbranche steigen 

In der Versicherungsbranche beginnt eDiscovery häufig mit Schadenstreitigkeiten, insbesondere wenn Versicherungsbedingungen unklar sind. Das kann etwa bei Sachversicherungen, Cyberversicherungen und Spezialsparten der Fall sein. 
 
Unklare Formulierungen sind nur einer von vielen Kostentreibern. Weitere Faktoren sind die Rekonstruktion von Schadenakten, die Bereitstellung von Underwriting Akten und die Suche über mehrere Systeme hinweg. Obwohl diese Arbeit einer ersten Datenerhebung für eDiscovery entspricht, werden die damit verbundenen Kosten häufig als Schadenunterstützung oder Analyse verbucht. Dazu zählen etwa die rechtssichere Aufbewahrung relevanter Daten, die Sicherung von Postfächern und Systemexporte. IT oder Compliance Budgets übernehmen diese Ausgaben und verschleiern damit die tatsächlichen Kosten. 

Versicherer erfassen dadurch verborgene Kosten für eDiscovery häufig nicht systematisch. Dazu gehören die Arbeitszeit von Mitarbeitenden für Aufgaben im Bereich eDiscovery, Betriebsunterbrechungen während regulatorischer Prüfungen sowie Infrastrukturkosten für die Speicherung und Verarbeitung von Daten. Da diese Ausgaben oft in allgemeinen Betriebsbudgets aufgehen, lassen sie sich nicht korrekt zuordnen. 
 
Unerwartet hohe Rechnungen entstehen selten durch eine einzelne Position. Meist summieren sich geringe Gebühren pro Gigabyte, die mehrfache Verarbeitung derselben Daten und schrittweise wachsende Prüfvolumen, bis das Budget überschritten ist. Deshalb müssen Versicherer vier Ursachen für schleichende Budgetüberschreitungen genau prüfen. 

Vier oft übersehene Kostentreiber 

Offensichtliche Kostentreiber lassen sich meist einfach beheben. In der Versicherungsbranche treiben jedoch vier weniger erkennbare Muster die Ausgaben für eDiscovery regelmäßig nach oben. 

Übermäßige Datenerhebung und Redundanz
Vorsorgliche Erhebungen beziehen alle denkbaren Datenverantwortlichen und zu breite Zeiträume ein. Häufig reicht der Zeitraum standardmäßig vom Beginn der Police bis heute. 

Späte Datenreduktion: 
Wenn Teams die Datenreduktion und Analyse nicht zu Beginn einsetzen, gelangen irrelevante Daten direkt in die Dokumentenprüfung. Das ist die teuerste Phase. 
 
Nacharbeit und fehlende Abstimmung: 
Unklare Zuständigkeiten für eDiscovery Entscheidungen führen zu Verzögerungen, erneuten Bewertungen und doppelter Arbeit. 
 
Begrenzte frühe Erkenntnisse: 
Ohne eine frühzeitige Fallbewertung fehlt Teams der Überblick über Umfang, Risiko und voraussichtliche Exposition. 

Um diese vier Kostentreiber einzudämmen, brauchen Versicherer klare Richtlinien und verlässliche Prozesse. Sie müssen verbindliche Vorgaben für den Umfang der Datenerhebung erstellen, umsetzen und durchsetzen. Ebenso benötigen sie klar definierte Arbeitsabläufe für die frühzeitige Fallbewertung sowie für die Datenreduktion und Analyse zu Beginn. Richtlinien und Arbeitsabläufe müssen Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse eindeutig festlegen. 
 
Diese Elemente bilden die Grundlage für ein kostenkontrolliertes Modell für eDiscovery. 

Ein kostenkontrolliertes Modell für eDiscovery aufbauen 

Versicherer müssen eDiscovery als operatives System führen und nicht als Reihe einzelner Projekte. Die wirksamsten Modelle verbinden vier Elemente. Dazu gehören eine frühe Eingrenzung und Bewertung, automatisierte Arbeitsabläufe von Beginn an, analysegestützte Prüfstrategien und eine zentrale Steuerung. Die schnellsten Verbesserungen entstehen durch eine optimierte Auftragsannahme, eine frühe Reduktion des Datenvolumens und fortschrittliche Analysen, die Datenmengen verringern statt nur die Bearbeitung zu beschleunigen. Technologie ist wichtig, gehört aber nicht zu diesen vier Grundlagen. Modernisierungsinitiativen scheitern häufig, wenn Teams mit Tools statt mit Arbeitsabläufen beginnen. 
 
Verlässliche Erfolgskennzahlen messen Ergebnisse statt Aktivitäten. Dazu zählen niedrigere Kosten pro Dokument, ein geringerer Anteil der Ausgaben für die Dokumentenprüfung und das Auffinden relevanter Dokumente mit weniger Prüfaufwand. Automatisierung und Analysen erzielen dabei eine besonders starke Wirkung. 

Automatisierung als Instrument zur Kostenkontrolle 

Automatisierung löst nicht jedes Problem. Früh und konsequent eingesetzt, zählt sie jedoch zu den wirksamsten Wegen, Kosten für eDiscovery zu begrenzen. Den größten Nutzen bietet sie bei wiederholbaren, regelbasierten Aufgaben, die einheitlich ausgeführt werden müssen. 
 
Die Verwaltung rechtlicher Aufbewahrungspflichten, standardisierte Datenerhebungen und Verarbeitungsschritte wie Deduplizierung und Metadatenextraktion eignen sich bereits gut für die Automatisierung. Werden diese Kontrollen früh im Prozess eingesetzt, bremsen sie spätere Kostensteigerungen. Die Dokumentenprüfung wird gezielt statt linear. Gleichzeitig sinken die Kosten für Hosting, Prüfung und Produktion. 
 
Setzen Versicherer Automatisierung zu spät oder uneinheitlich ein, verstärken sich die Risiken. Dazu gehören nicht rückholbare Mehrausgaben, uneinheitliche Prüfergebnisse, Probleme mit geschützten Informationen und Zweifel an der Nachvollziehbarkeit. 

Mit Analysen das Prüfvolumen reduzieren 

Analysen senken die Kosten direkt und deutlich, indem sie die Zahl der Dokumente reduzieren, die Menschen prüfen müssen. Deduplizierung, die Gruppierung nahezu identischer Dokumente, die Bündelung von E Mail Verläufen und die Priorisierung nach Relevanz entfernen Dokumente mit geringem Wert oder stufen sie herab, bevor Prüfteams sie sehen. Eine umfassende manuelle Prüfung birgt sogar größere Risiken, da Inkonsistenzen und Fehler mit dem Umfang zunehmen. 

Wie Managed Services die finanzielle Wirkung steigern 

Versicherer übersehen häufig die sofort nutzbaren Vorteile eines Anbieters für Managed eDiscovery Services. Die stärkste Kostenkontrolle entsteht, wenn ein Anbieter fragmentierte und fallweise Arbeitsabläufe durch standardisierte Abläufe ersetzt. Das gilt besonders für Versicherer mit wiederkehrenden Rechtsstreitigkeiten, großen Mengen elektronisch gespeicherter Informationen oder häufigen Änderungen des Umfangs. Unabhängig von den jeweiligen Anforderungen unterstützt ein Anbieter alle entscheidenden Bereiche der eDiscovery. Dazu gehören die frühe Eingrenzung und Bewertung, automatisierte Arbeitsabläufe von Beginn an, analysegestützte Prüfstrategien und eine zentrale Steuerung. 
 
Diese Elemente reduzieren gemeinsam mit einer standardisierten Auftragsannahme, einer einheitlichen Eingrenzung, zentralen Datenumgebungen und der Wiederverwendung früherer Arbeit die Kostenschwankungen zwischen einzelnen Angelegenheiten. So werden Ausgaben für eDiscovery im Laufe der Zeit stabil und planbar statt schwankend und reaktiv. Für Finanzteams ist dieser Nutzen oft wertvoller als abstrakte Effizienzgewinne. 

Vom Kostenfaktor zum kontrollierten Prozess 

Budgetüberschreitungen bei eDiscovery sind nicht unvermeidbar. Meist entstehen sie vorhersehbar durch unkontrollierte Eingangsdaten. In Versicherungsportfolios wiederholen sich viele Angelegenheiten. Wenn Versicherer Richtlinien und Arbeitsabläufe gezielt verbinden, erzielen sie deutliche Vorteile. Automatisierung, Analysen und Managed Services maximieren diesen Nutzen. 
 
Gemeinsam helfen diese Ansätze, Kostenüberschreitungen von Beginn an zu vermeiden, entstehende Mehrkosten schnell zu begrenzen und unerwartete Ausgaben nachvollziehbar zu begründen. So wird eDiscovery von einer unplanbaren Ausgabe mit uneinheitlichen Ergebnissen und zahlreichen Zielkonflikten zu einem kontrollierten und nachvollziehbaren Prozess, dessen Ressourcen den Geschäftsanforderungen entsprechen. Diese Kontrolle ermöglicht Versicherern den Wechsel von einer reaktiven Kostensteuerung zu planbaren und skalierbaren eDiscovery Prozessen. 
 
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Mandy Pierre-Blanks, Senior Director, Client Services, Insurance Practice Group
Mandy Pierre-Blanks unterstützt Kunden aus der Versicherungsbranche und Finanzdienstleistungsbranche dabei, bessere Ergebnisse in ihren Angelegenheiten zu erzielen. Dafür richtet sie Arbeitsabläufe gezielt aus, setzt bewährte Verfahren für die Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten ein und sorgt für eine einheitliche, kostenkontrollierte Umsetzung. 
 
Bei Epiq unterstützt sie Unternehmenskunden in komplexen Angelegenheiten und koordiniert funktionsübergreifende Ressourcen, um die jeweiligen Fallziele zu erreichen.